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Stellenanzeige

Verwaltungskraft (m/w/d)

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und begrüßen werktags in den Geschäftszeiten von 07:30 bis 16:30 Uhr alle unsere Besucher im Empfang der Kanzlei. Neben den üblichen Sekretariatsaufgaben gehören auch selbstständige Mitarbeit in Bezug auf Korrespondenz, Terminkoordination und sonstige Organisationsfragen zu Ihrem Tätigkeitsfeld. Dazu suchen Sie einen modernen Arbeitsplatz in einem aufstrebenden Unternehmen mit freundlichen Kolleg*innen? Dann sind Sie bei schladitz_hesener_nohl genau richtig!

Wir sind eine inhabergeführte Kanzlei mit mittlerweile gut 30 Mitarbeiter*innen. Als Boutique mit verschiedensten Spezialisten aber auch Allroundern arbeiten wir branchenübergreifend, sind dabei ein schlagfertiges und altersmäßig durchmischtes Team. Wir pflegen einen persönlichen und freundlichen Umgang mit unseren Mandanten aber auch untereinander. Auch die Erholung und Gesundheit wird bei uns großgeschrieben: Urlaub über das branchenübliche Maß hinaus, flexible, an die persönlichen Anforderungen angepasste Arbeitszeiten und dazu täglich frisches Obst sowie kalte und warme Getränke gratis. Bewerben Sie sich bei uns, wir freuen uns auf Sie!


Ihre Aufgaben

Anmeldung

  • Sie begrüßen unsere Mandanten und Besucher in der Kanzlei
  • Sie nehmen Telefongespräche entgegen, informieren Ihre Kollegen über Rückrufwünsche oder leiten Gespräche weiter, nachdem Sie diese gefiltert (was ist wichtig) und eingestuft (ist es wirklich dringend) haben
  • Sie koordinieren die Bewirtung der Mandanten
  • Sie nehmen Mandantenunterlagen entgegen und leiten diese an die zuständigen Personen weiter
  • Sie geben bereitliegende Unterlagen an Mandanten aus

Sekretariat

  • Sie kümmern sich um den täglichen Posteingang und Postausgang sowie die Verteilung und Aufgabe der Post
  • Sie erfassen die relevanten Vorgänge im digitalen Posteingang und Postausgang als Basis der zentralen Fristenkontrolle
  • Sie führen Schreibarbeiten, insbesondere die Verarbeitung bereitstehender Diktate, durch
  • Sie koordinieren Termine, soweit diese nicht durch die jeweiligen Personen selbst verwaltet werden
  • Sie führen die elektronische Kommunikation (E-Mail), sofern dies nicht selbst erledigt wird
  • Sie erledigen die regelmäßig anfallenden Kopierarbeiten und sorgen für die ständige Verfügbarkeit der Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner, Frankiermaschine etc.) inkl. der Bestellung von Nachschub (in Abstimmung mit der zentralen Materialbeschaffung)
  • Sie gewährleisten die Funktionsfähigkeit der Kanzleidrucker im eigenständigen Kontakt mit dem Dienstleister
  • Sie erledigen sonstige, anfallende Korrespondenzen
  • Sie übernehmen die nachmittägliche Kontrolle der Postfächer auf Entleerung
  • Sie übernehmen das Auf- und Abschließen der Handaktenschränke
  • Auch bei sonstigen Vorgängen unterstützen Sie die Kanzleiführung

Ihr Profil

  • Sie überzeugen durch eine hohe Leistungsbereitschaft, Lernbereitschaft, sorgfältiges Arbeiten, gute Umgangsformen und Flexibilität/Dynamik
  • Sie zeigen Bereitschaft, in der Kanzlei im Team zu arbeiten
  • Trotz vieler Telefonate und unterschiedlicher Aufgaben bleiben Sie ruhig und lassen sich nicht stressen
  • Sie sehen die Arbeit und sorgen für die Organisation und deren Erledigung
  • Sie arbeiten gerne selbstständig und mit Eigenverantwortung im Rahmen der zugeteilten Aufgaben
  • Ein gepflegtes Erscheinungsbild, die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie ein freundliches und zuvorkommendes Auftreten im Kontakt mit unseren Mandanten ist für Sie selbstverständlich
  • Sie verfügen über EDV Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit MS Word, MS Excel und MS Outlook sowie den sicheren Umgang mit den notwendigen DATEV-Programmen (Posteingang/Postausgang) und dem Diktiersystem
  • Die Grundkenntnisse im Alltag einer Beratungskanzlei sind Ihnen nicht fremd
  • Sie haben Interesse an Fortbildungen, die Sie und uns weiterbringen

Unsere Benefits für Sie

Benefit

Positives
Klima

Benefit

Flexible
Arbeitszeiten

Benefit

Home
Office

Benefit

Betriebliche
Kranken-
versicherung

Benefit

Betriebliche
Altersvorsorge

Meine Bewerbung

Füllen Sie bitte das Formular aus, oder senden Sie uns Ihre Bewerbung per E-Mail.

Vita *

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (mind. Ihren Lebenslauf) zusammengefasst zu einer PDF oder ZIP Datei (max. 10 MB).
Alternativ können Sie uns Ihre Unterlagen auch per E-Mail an p.schladitz@schladitz-spies.de zukommen lassen und mehrere Anlagen (max. 10 MB) anhängen.

* Pflichtfeld

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Noch fragen?

Ihr Ansprechpartner

Patrick Schladitz LL. M.

Tel. 02261 94740
E-Mail: p.schladitz@schladitz-spies.de